表格信息的加工与表达
学习目标:能够根据任务需求,熟练使用图表处理工具软件加工信息,表达意图。
学习重难点:用图表处理工具软件加工表格信息的基本过程和方法。
学习方法:讲解+练习。
学习内容:
一、表格信息的作用
在日常学习和工作中,我们经常要处理各种各样的表格,如考勤表、学籍档案表、绩效考评表等,并对这些表格数据进行挖掘、提炼后统计和分析,形成科学准确地分析报告,以便人们能快速地接收和提取所需的信息,作出有效的判断和决策。
表格信息的加工和表达过程如下图所示
常用的表格处理软件是Execl,我们下面就以Execl为例看一下表格信息的加工和表达的基本过程。
二、建立表格
参考下表的内容建立数据表格
建立了表格就意味着将各种信息建立起一定的联系。如上所示的表格,横向看可以直观的看到各个班的纪律、卫生、礼仪三个项目的成绩;纵向看,可以看到每一项目各班的成绩。
在表格的建立过程中我们可以对表格进行一些简单的编辑,如上表中使用合并单元格建立表格的标题,又使用了背景色来突不同的数据内容,再加上表格线使表格更清晰。
三、利用数值计算分析数据
从上面的表格中我们可以看出纪律的分哪个班最高,哪个班最低;卫生哪个班最高,哪个班最低...为了反映每周各班的总成绩和各个项目的总体情况,可在表格中增加一些项目,如总分、平均分等。
成绩的统计可以使用工具栏上的求和按钮,先选中要求和的数据,然后按求和就可以看到结果了,其他的求和也可以同样实现,如果求和的内容是相似的系列,也可以使用粘贴公式的方法来实现。
如果我们需要其他的一些数据的处理公式可以通过【插入】->【函数f(x)】打开公式的对话框,选择你需要的公式,然后按要求设置相对应的参数就可以了。
四、利用图表呈现分析结果
图表是很有效的表现手法,它能非常直观地将数据分析的结果表示出来,他的特点是“简单、直观、清晰、明了”
1、表格数据转换为图表
要将表格数据转换为图表可以参考以下几步:
先选择需要转换的数据内容,如下表,注意:不要选择错误了!
单击工具栏上的【图表向导】按钮,或通过【插入】->【图表】,打开向导,选择我们需要的图表形式,设置好相应的参数,按完成
就会产生相应的图表效果:
2、图表数据的转置
上面的数据图表是按各个“纪律、卫生、礼仪”来区分的数据柱,如果我们,希望按班本身来比较各种的“纪律、卫生、礼仪”情况,就需要对图表的显示内容进行转置了:
方法是选中图表,然后在图表工具栏上按转置按钮:
就可以将图表上的信息显示以X,Y轴对调过来:
3、图表类型的灵活运用
在学习和工作中,各种表格、图表被大量运用到报告或文档中。不同的任务需求,设计的图表会不同,不同的的图表表达的信息也不同:
例如:对于下表中的数据,使用线条图可以看出同一个班里三个不同的评价参考在几周的时间里的变化情况,
通过对各种类型图表的运用,我们得知,针对不同的信息需求,应该使用不同类型的图表,几种不同图表的作用及其特点可以参考下表:
类型
具体用途
使用特点
擅长比较数据间的多少与大小关系
使用柱形图和条形图时,柱体之间的距离应小于柱体本身
同上
在说明文字较多时,用条形图表示更清晰,便于人们辨认
也称折线图,按时间轴表现数据的变化趋势
在某个时间段内,通过把若干个坐标点连接成一条折线,从中可以找到数据状态的改变
也称为扇形图,适应于描述数据之间的比例分配关系
在饼形图中,同时使用数值于数据标识,可以使数据之间的比例关系更为清晰
五、形成报告
我们已经利用图表的形式来加工数据并展示结果,这种方式确实有很大优势。但要完成一份报告,我们不能只是单纯地使用图表,还应根据实际情况附上一些相关的文字说明,并进行修饰,从而丰富报告形式,以方便阅读、突出重点。
六、课堂练习
通过上面的学习我们对数据额表格表示和表达已经有了一定的认识,下面让我们来处理一下下面的表格:
完成以下任务:
①求出各种能源历年来所占的平均比重
②用不同的背景色区分出各个年份的数据来,编辑数据表,使其更美观
③用线性图比较每一种能源的历年变化情况,用饼形图表示出每一年的能源使用比例
④根据表格制作出统计报告,说明历年来能源的使用情况
七、遇到困难可以请教周围同学或老师。
